浅议如何做好文明创建档案收集工作

    精神文明创建档案的管理是文明单位日常管理工作的重要内容之一，也是单位开展精神文明创建活动的基础性工作，如何对此项工作中形成的内容涉及面广、原始资料积累多的情况，建立起一个统一、规范的标准，以便于对资料进行管理和利用，更好地开展精神文明创建建设工作，笔者认为，做好文明创建档案管理工作应把握以下几点：

　　一、明确创建工作资料收集的意义和作用

    随着农发行文明单位创建活动的深入开展，各行(部)在创建活动中形成了大量的档案资料。为积累、保管好这些历史真实记录，充分发挥其在文明单位创建活动中的作用，使其更好地为领导决策服务，为文明单位检查、评比提供详实、充分的依据。

　　创建工作资料的作用是多方面的，概括起来主要有三个方面：

　　一是便于参考利用。创建活动资料记录了以往工作、活动开展的历史原貌，是制定计划、处理问题、保持工作延续的必要条件。如果资料收集完整，管理科学，可对工作带来很多便利，大大提高工作效率。

　　二是便于总结提高。有了较为完整的创建资料，不仅便于参考，摸清以往工作的历史脉络，而且可以通过比较分析，汲取成功经验和失败教训，使创建工作更加有效地进行。

　　三是便于检查考核。从创建活动资料的形成看，它不是事后的凭空编写，而是以往工作的原始记录，是创建活动的真实反映和凭证。验收组通过查阅资料，可对一个单位的创建活动轨迹有较为全面的把握和了解，有助于提高检查验收的准确性。

 　　二、确立创建工作资料收集、立卷的原则

　　(一)保持文件之间的历史联系，是指文件材料在形成和办理过程中的内部相互关系。例如：收集年度创建工作资料，内容包括：创建计划、领导小组、创建报告、责任书、考核记录、年终总结等，都是整个活动不可分割的组成部分，只有这样收集，才能使创建工作的资料形成系统的历史记录。

    (二)便于保管和利用，是指卷与卷之间内容界限分明，互有区别。无论是文明办专职人员还是检查人员，能够迅速、准确地查找到所需的资料。如果卷与卷之间界限不清，没有体现问题(内容)独立的特点，互相交叉，就会对查找利用带来难度，甚至影响工作的正常开展。如：“未成年人卷”，地方文明办要求应独立成卷，但在实际工作中形成的资料较少，在立卷中，可把“未成年人卷”、“扶贫帮困卷”、“经济成效卷”合为一卷，这样归类，就为查找和利用带来更大便利。

 　　三、把握创建工作资料收集、立卷的范围

     凡是上级下发的精神文明建设的指导性文件和能够反映本单位创建工作所形成的资料都是收集、立卷的范围。根据地方文明办有关创建工作资料立卷的要求，文明单位资料收集、立卷的范围及内容大致有以下有几个方面：

　　(一) 上级来文卷

　　主要指各级党委、政府，各级宣传部、文明办和上级业务主管部门有关精神文明建设工作的各类文件，这个卷宗内部联系不多，可按发文单位、文号的顺序依次排列，如果上级发文要求各单位承办的一项活动时间较长，应将上级发文(原件)归入“上级来文卷”，并把上级发文(复印件)及活动实施过程形成的资料按内部联系收集，独立装订，之后按内容性质归入相应的卷宗内，这样，既保持了上级发文的完整性，又能反映出本单位活动实施的全过程。

　　(二)基本情况卷

　　档案整理，要按照国家有关规定要求，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，按照便于保管和利用的原则，将文明单位创建活动形成的文件材料进行统一分类整理归档，具体组卷时：要将反映同一方面问题的档案组在同一案卷，形成的档案数量较多时，可组若干卷；形成的档案较少时，可将几个相近问题的档案组在同一案卷。

根据《湖北省文明单位创建标准》，省级文明单位创建档案立卷主要包括以下几个方面：

    1、创建活动。本单位创建活动的规划、计划、总结、检查汇报、考核细则、目标责任书、创建领导小组及开展相关工作的通知、规定、管理制度。本单位及有关单位关于表彰先进集体、个人的决定、通报、典型材料。本单位创建活动信息、筒报。

    2、党建、领导班子建设。本单位党建工作计划、目标、总结，民主生活会、组织建设、中心组学习、“三会一课”等方面工作的记录通知、规定、意见、会议材料。本单位领导分工、职务任免、加强领导班子建设的通知、制度。本单位领导述职报告。本单位“两会”记录(行政会议记录、党组织会议记录)。

  　 3、思想政治工作。本单位思想政治工作要点、政治理论学习安排、制度、总结、汇报、通知。本单位形成的思想政治工作、精神文明建设论文、先进典型经验材料。

  　 4、廉政建设。本单位关于党风廉政、纪检监察、行政执法、专项治理、“三五”普法工作的计划、总结、规定、制度、通知。

  　 5、群团工作。本单位群团组织设置、开展群团活动的安排、总结、通知、情况统计表。本单位开展文化娱乐活动台帐、信息及相关材料。

  　 6、社会治安综合治理。本单位开展社会治安综合治理工作的责任书、年度计划、实施方案、总结汇报及其相关材料。开展减灾、防灾宣传教育，有工作计划和工作总结，有宣传活动及图片资料(安全生产知识、家庭防火、防盗宣传内容、防震知识、安全自救逃生知识等)。居住社区有门卫值班或安全巡逻等防范制度；住宅楼有符合标准的防盗、消防等设施；疏散通道、安全出口、楼道没有被占用、堵塞现象(卫生检查、门卫值班记录)

 　  7、计划生育。本单位开展计划生育工作的目标责任书、实施办法，制度、总结及其相关材料。

  　 8、优质服务。本单位关于开展“讲文明，树新风”等优质服务活动的计划、汇报、通知及其相关材料。

 　  9、职工教育培训。本单位开展职工教育培训的计划、总结、情况统计、通知及其相关材料。

  　 10、帮建共建。本单位开展城乡帮建、扶贫、奔小康、军民共建等工作的计划、实施方案、总结、通知及其相关材料。

 　  11、环境建设。本单位开展门前三包、门栋关照、卫生管理、美化环境等工作的责任书、斜度、落实情况及其相关材料。

 　  12、业务工作。本单位各项业务工作计划、总结、考核办法、任务完成情况统计报表。

  　 13、创建活动声像材料。图片档案要能反映本单位精神文明建设工作开展的情况，档案照片要附说明文字，有条件的单位有录像更好。

  四、创建资料的装订与保管

    (一)资料纸张尽量统一使用A4规格，各项工作开展时形成的不同载体资料(图片、图纸、报道、光盘等)分别放入相应文字材料的后面，以图文并茂的形式展示创建工作的开展。

    (二)资料收集整理齐全后，每个专项内容按照公文规范要求编制卷内资料目录、本卷提示内容（即资料涵盖的内容）。

    (三)资料装订成册，或分项装入规格统一的档案盒，每本(盒)厚度原则上不要超过三公分。

  　(四)按照精神文明建设两年一创建的要求，资料要分年度整理，在每本资料封面上标注年度(如：2016年度)后放入档案盒内。