浅谈银行档案管理

　　2021年6月9日为第14个国际档案日，因恰逢中国共产党建党100周年，今年国际档案日的主题为“档案话百年”。

　　档案记录着真实，沉淀着历史，见证着中国共产党和广大人民群众的百年历程。银行是我国社会主义金融事业建设不可或缺的一份子，档案管理工作为银行业务的重要组成部分，也历经了百年风雨变迁。在新的时代背景下，每一位银行从业者都应当在日常的工作中思考，怎么样才能够推动档案工作的进步，依托科技手段，实现理论突破和实践创新，让档案管理工作助力银行发展，为我行员工和社会各界的档案使用者缔造一个行为合规、信息安全、办事高效的金融环境。

　　银行日常业务活动中主要形成以下两种档案：一是资金收支活动形成的会计凭证;二是在发放贷款时与借款人之间签订的合同。随着我国经济高速发展，金融活动日趋频繁，银行业务档案数量激增，档案类型也由单一的纸质凭证，转变为文书档案、信贷档案、实物档案、声像档案等多种档案门类，这对银行档案管理工作提出了更高的要求。

　　一、档案管理工作的重要意义

　　档案管理工作是银行业务的重要组成部分，这一点毋庸置疑，然而档案管理究竟能从哪些方面对银行日常业务的开展有所裨益?我将从我个人的经验出发，分点进行阐述。

　　档案管理工作有助于做好风险控制。银行业被查处的大案要案触目惊心，给一些银行造成的经济损失成百万上千万，信誉损失更是无法估量。这些案件的发生，都不同程度地与银行不重视操作风险、法律风险和从业人员的道德风险有关。档案人员按照银行档案整理规范要求，做好各类档案的收集整理归档工作，是银行内控建设的重要环节，也是银行防范和控制操作风险、法律风险和道德风险，堵塞经营管理漏洞的重要保障。既能促进银行业务各环节的依法合规，又为金融违法违纪案件的预防、查处和责任追究提供了有效证据，从而促进银行的资金安全和利益不受损失。

　　档案管理工作是银行业务开展的参考依据。银行是服务于人民的金融机构，银行业务开展需要以客户需求为导向。而银行的档案工作，就为银行高效地开展经营管理活动创造了必要条件。历史业务档案的分类、整理和分析，就为银行的各级经营管理者探索业务发展规律、规划市场竞争策略、总结经营成败得失提供了翔实、系统、全面的参考依据。

　　档案管理工作记录了银行的发展历程。银行档案是银行发展历史最有效的见证，也是经营管理活动最系统、最权威的记录。在很多时候，历史是企业的品牌和竞争力。谁拥有记录完整翔实的档案，谁就能够让历史为自己说话。银行档案所具有的专业内容，再加上专业化管理，就能在银行的经营管理工作中起到服务、保障等关键作用，为业务人员办理业务提供依据，为领导决策提供参考，为银行形成有历史积淀的服务品牌贡献力量。

　　二、档案管理工作的目标

　　在互联网+的时代背景下，我行应依托技术优势，在档案管理工作上实现理论、实践的突破创新。我就现代化、智能化的档案管理应当实现的目标，作出以下四个方面的设想，即通过大数据、云科技等先进技术手段，档案管理工作能够做到：“全覆盖、精细化、集约化、可持续发展”。

　　档案门类“全覆盖”是基础前提。“全覆盖”是在梳理明确了银行现有档案门类与各门类的归档范围后，理顺移交归档流程，做到应收尽收，应归必归，并保障档案实体的完整与安全。简言之就是要“收全”。

　　当今的银行档案管理早已不再局限于文书与常规的几类专门档案范畴，而是逐渐向各业务领域延伸扩展。档案工作需顺应业务发展，与时俱进，加强各门类业务档案条线的协调沟通，尽量紧跟、贴近业务发展，力求通过调研摸底与业务部门共同建立管理制度，及时涵盖新的业务档案管理需求，实行动态化管理。

　　在机构调整、流程整合过程中，要及时跟踪机构或部门职能的变化。每年进行年度归档前要提前布置，充分关注临时机构、撤并机构或新设机构的文件是否已纳入归档范围，制定专门的分类方案，做到应归尽归。

　　此外，还应动员广大员工充分发掘提供史料线索，以移交或捐赠等形式丰富档案室藏。

　　档案管理“精细化”是质量保障。俗话说“细节决定成败”，在前期档案“收全”的基础上，还要做到井井有条地“管好”档案，将档案分类、存储工作做实做细，才能充分发挥档案管理的效用。

　　首先，各类档案规章制度必须细致严谨，适时修订，并及时汇编成册以备查考，使各级档案人员工作中做到有据可依，有章可循;还要注意制度在各机构、各层级的传导上会存在一定损耗，档案管理部门必须履行好分级培训与监督、指导的职能;

　　其次，档案信息化管理系统需规范与提升数据质量，剔除“垃圾数据”，需做到严格规范系统著录方式，并要建立录入与复核两级机制，录入数据与影像扫描需经准确性、完备性复核才可导入到正式库;

　　再次，库房内档案实体的管理也要细化，确保档案实体与系统内的数据一一对应，接收移出有记录、排架有序，并做到年终盘点，对缺失、损毁档案的数据及时进行记录、处理等。

　　档案存储“集约化”是价值取向。应对银行档案的海量增幅，如何去成本化已经成为银行档案管理工作科学转型的发展要点。高效、节能的档案管理模式才是适应银行档案长足发展的价值取向。从服务大局出发，提倡档案的集中统一管理，包括档案实体的物理集中与数据的逻辑集中，适度整合资源，节约管理成本。

　　2007年银监会与国家档案局联合下发的《关于加强银行档案工作的意见》明确阐述，“要避免银行内部机构档案管理各自为政、分散管理的现象，做到档案工作统筹协调，档案实体相对集中保管，档案信息高度集中管理，统一标准、统一制度、统一监督指导。要科学整合银行内部各类档案信息资源，实现档案信息资源的集中统一管理，以充分发挥档案信息资源整体优势。”

　　档案工作“可持续发展”是不竭动力。档案工作要想实现可持续发展，必须建立在理顺工作流程、加大创新力度的基础上做到摒弃传统思维方式，大胆进行改革创新。如青岛银行自主研发了“仓储与条码”的档案管理模式，实现了对档案实时定位的“无序存放，有序管理”。

　　三、结语

　　“凝百年之辉，筑兰台之梦”，是档案人永恒的使命与追求。在建党百年之际，银行档案人们也会在工作中用好用活档案资源，努力为社会各界提供优质高效的档案服务。

　　如果把银行比作树木，银行档案就是承载着树木生命历程的年轮。银行档案作为重要的经济活动载体和记录工具，是各项银行业务工作最直接、最真实、最详尽、最生动的反映。加强银行档案管理工作，切实提高档案管理工作效率和安全性，使其不断为银行创造价值，最终反哺于市场，服务于人民，为实现社会经济繁荣做出应有的贡献。

　　参考文献

　　[1]林师颂. 谈银行档案管理[J]. 兰台世界, 2018(S2):129-130.

　　[2]张筠. 浅析银行档案工作未来的发展方向[J]. 机电兵船档案, 2014, 000(005):20-22.

　　[3]王景星. 银行档案管理的高效节能性研究——青岛银行条码管理模式实例分析[J]. 中国档案, 2014(01):66-67.